Mathieu
Tout ce qui se répète peut être simplifié. Tout ce qui se saisit peut être automatisé.
Les problèmes changent de forme, pas de nature. Voici ce que je rencontre le plus souvent, métier par métier, et ce qu'on construit pour y répondre.
Ce que j'observe, ce qu'on construit.
- Les devis se font le soir, les relances s'oublient
- Photos de chantier dans le téléphone, jamais dans le dossier
- La marge par chantier n'est connue qu'en fin d'année
On construit un suivi de chantier sur le téléphone : devis en 10 minutes depuis la visite, photos rattachées, relances automatiques, marge par chantier à chaud, planning d'équipe envoyé par SMS.
- Commandes fournisseurs de tête, ruptures et gaspillage
- Planning du personnel refait chaque semaine sur papier
- Avis en ligne subis, jamais sollicités
On construit un stock qui se décrémente avec les ventes et alerte au seuil, un planning en un clic, une collecte d'avis automatique après la visite avec les mauvais avis captés en privé.
- Une estimation mobilise une après-midi
- Les contacts entrants dorment dans une boîte mail
- Le suivi des mandats dépend de la mémoire de chacun
On construit un outil d'estimation qui sort l'avis de valeur PDF en 20 minutes, un pipeline de contacts avec relances, un portefeuille de mandats partagé. Déjà en production →
- Le téléphone coupe le travail toutes les dix minutes
- Les mêmes documents remis en page à la main
- Honoraires relancés tard, ou jamais
On construit un standard qui prend les rendez-vous et qualifie les demandes, des modèles qui se remplissent seuls, des relances datées avec le bon ton.
- Les interventions sont saisies deux fois : sur place, puis au bureau
- Le rapport client arrive trois jours après
- Facturation en fin de mois, trésorerie qui attend
On construit une fiche d'intervention mobile avec photos et signature, le compte rendu envoyé au client en partant, la facture générée le jour même. Voir la tournée terrain →
- Commandes reçues par mail, SMS, téléphone, papier
- Préparation sans priorité claire
- Le client rappelle pour savoir où en est sa commande
On construit une entrée unique des commandes, une file de préparation priorisée, un SMS de suivi automatique à chaque étape.
- Le payeur n'est pas l'adhérent, une famille compte plusieurs inscrits
- Qui a payé, qui manque : personne ne sait sans ouvrir trois fichiers
- Chaque rentrée remet tout à zéro
On construit un cockpit de saison : foyers, payeurs, échéances, pointage, factures numérotées, planning PDF. Déjà en production →
- Les mêmes questions à chaque séjour, à toute heure
- Les ménages planifiés à la main depuis le calendrier des réservations
- Les consommables achetés à l'aveugle
On construit le livret d'accueil numérique, les ménages générés depuis les réservations, le stock de consommables décrémenté par séjour. Voir Hospitality →
- Devis, factures, relances, compta : après 20 h
- Les prospects ne sont jamais rappelés à temps
- Le rapport à l'expert-comptable se reconstruit chaque trimestre
On construit un seul outil : devis en 5 minutes, facture en un clic, relances automatiques, export comptable prêt. Et un standard IA qui répond quand vous êtes en intervention.
- Le chiffrage dépend d'une personne
- L'ordonnancement se fait sur un tableau blanc
- La non-qualité est découverte chez le client
On construit une grille de chiffrage partagée, un planning de production visible par tous, des contrôles qualité avec photo à chaque étape.
- Factures dans une boîte à chaussures
- L'amortissement, personne ne sait le calculer
- Le rapport annuel se paie cher ou se fait mal
On construit une application où l'on photographie la facture et répond à une question à la fois ; le rapport annuel et le rapport par logement sortent seuls. Déjà en production →
- Il y a forcément une information saisie deux fois
- Une personne dont tout dépend
- Des décisions qui attendent
On commence par une journée sur place. Le soir, vous savez ce qu'on supprime, simplifie, automatise et délègue. Parlons-en →
Des outils déjà en service, pas des maquettes.
Tableau de bord, devis, planning, tournée, stocks, comptabilité : sept outils tournent aujourd'hui chez des dirigeants. Chacun est raconté en entier — le problème, ce qui a été construit, ce que ça a changé.
Des agents qui font le répétitif, pas vos décisions.
J'ai construit et automatisé pour ma propre activité une infrastructure d'agents : un point d'entrée unique (message, voix, e-mail) qui distribue le travail à des agents spécialisés, avec une mémoire partagée. Ce que ça donne dans une TPE : les tâches sans jugement disparaissent de vos journées, et l'humain reste là où il compte.
On ne part jamais de l'outil.
- Une journée chez vous. Je regarde comment une demande entre, circule et sort. Liste de ce qui est saisi deux fois, de ce qui attend, de ce qui dépend d'une personne.
- On supprime d'abord. Un tableur, une validation, une réunion. Gratuit, immédiat.
- On construit en semaines. L'outil est testé sur vos vrais dossiers, corrigé avec vos équipes, adopté parce qu'il ressemble au métier.
- Il est à vous. Installé sur vos comptes, documenté, équipes formées. Le jour où vous ne voulez plus de moi, tout continue de tourner.
Quel est le problème qui vous coûte le plus de temps ?
Décrivez-le en deux phrases, comme vous le diriez à voix haute. Je vous dis franchement si ça se règle en une journée, en immersion, ou seul avec le guide.
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